- Settembre 2002
Da questo mese
viene introdotta in «Immagina 2», la
nota soluzione software per l'archiviazione di documenti (ovvero di file di qualunque tipo), una nuova interessantissima
funzionalità di indicizzazione automatica dei documenti MS Word.
L'indicizzazione
di un documento Word, sia in fase di acquisizione diretta, sia in fase di
archiviazione tramite sessione, può ora essere effettuata totalmente o
parzialmente in modo automatico. Se nel testo del
documento da archiviare sono contenute le chiavi di indicizzazione, è
sufficiente che in corrispondenza di tali chiavi siano messi altrettanti
segnalibro (di nome uguale ai corrispondenti campi dell'archivio). Per consentire
ad «Immagina 2» di riconoscere ed utilizzare nell'ambito del
documento da archiviare alcune chiavi per l'indicizzazione, infatti, è
sufficiente che il documento Word contenga dei segnalibro di nome uguale al nome
dei campi dell'archivio in corrispondenza delle chiavi da utilizzare per
l'indicizzazione. In fase di
acquisizione «Immagina 2» verifica se esistono nel documento da
archiviare dei segnalibro di nome uguale al nome dei campi dell'archivio. In tal
caso utilizza i corrispondenti valori come chiavi di indicizzazione del
documento. Prima di
procedere all'archiviazione definitiva (commit), nell'ambito della finestra di
indicizzazione, è possibile sia confermare direttamente quanto indicizzato
automaticamente, sia effettuare modifiche ai valori individuati automaticamente,
sia effettuare l'indicizzazione di campi non associati a segnalibro.