Testo del DM del
23/01/2004
MINISTERO
DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
DECRETO 23 gennaio
2004
Modalità
di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla
loro riproduzione in diversi tipi di supporto.
IL
MINISTRO DELL'ECONOMIA
E
DELLE FINANZE
Visti gli articoli
da 2214 a 2220 del codice civile in materia di scritture contabili, nonché
l'art. 2712 dello stesso codice in materia di validità probatoria delle
riproduzioni meccanografiche;
Visto
il decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, concernente
la disciplina dell'imposta di bollo;
Visto
il decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 237, recante «Modifica della
disciplina in materia di servizi autonomi di cassa degli uffici finanziari»;
Visto
il decreto del direttore del Dipartimento delle entrate del Ministero delle
finanze 31 luglio 1998, e successive modificazioni, concernente «Modalità
tecniche di trasmissione telematica delle dichiarazioni e dei contratti di
locazione e di affitto da sottoporre a registrazione, nonché di esecuzione
telematica dei pagamenti»;
Visto
il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999, recante «Regole
tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione,
la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai
sensi dell'art. 3, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 10
novembre 1997, n. 513»;
Visto
il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, recante «Testo
unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa» e, in particolare, l'art. 10, comma 6, in
materia di forma ed efficacia del documento informatico, come sostituito
dall'art. 6 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, concernente «Attuazione
della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme
elettroniche», che prevede l'emanazione di un decreto del Ministro
dell'economia e delle finanze per definire le modalità di assolvimento degli
obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su
diversi tipi di supporto;
Vista
la deliberazione dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione
n. 42 del 13 dicembre 2001, che detta le regole tecniche per la riproduzione e
la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità
dei documenti agli originali;
Ritenuta
la necessità di stabilire le modalità di attuazione degli obblighi fiscali
inerenti ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di
supporto ottico o altro tipo di supporto idoneo;
Sentito
il Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione;
Decreta:
Art.
1.
Definizioni
1.
Ai fini del presente decreto, conformemente a quanto previsto dal decreto del
Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, dal decreto del Presidente
del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999 e dalla deliberazione dell'Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione n. 42 del 13 dicembre 2001, in
seguito denominata AIPA, si intende per:
a)
«documento»: rappresentazione analogica o digitale di atti, fatti e dati,
intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica,
che ne consenta la presa di conoscenza a distanza di tempo;
b)
«documento analogico»: si distingue in originale e copia ed è formato
utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su
carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su nastro;
c)
«documento analogico originale»: documento analogico che può essere unico e
non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto
attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione,
anche in possesso di terzi;
d)
«documento digitale»: testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi,
filmati formati tramite una grandezza fisica che assume valori binari, ottenuti
attraverso un processo di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile
l'origine;
e)
«documento informatico»: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati
giuridicamente rilevanti;
f)
«firma elettronica»: l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure
connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come
metodo di autenticazione informatica;
g)
«firma elettronica avanzata»: firma elettronica ottenuta attraverso una
procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la
sua univoca identificazione, creata con mezzi sui quali il firmatario può
conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in
modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente
modificati;
h)
«firma elettronica qualificata»: firma elettronica avanzata che sia basata su
un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la
creazione della firma;
i)
«firma digitale»: particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su
un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che
consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la
chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare
l'autenticità e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di
documenti informatici;
l)
«certificato qualificato»: certificato elettronico conforme ai requisiti di
cui all'allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato da certificatore
rispondente ai requisiti fissati dall'allegato II della medesima direttiva;
m)
«impronta»: sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata
mediante l'applicazione alla prima sequenza di un'opportuna funzione di hash;
n)
«funzione di hash»: funzione matematica che genera, a partire da una generica
sequenza di simboli binari, un'impronta in modo tale che risulti di fatto
impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli binari
(bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una
coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte
uguali;
o)
«evidenza informatica»: sequenza di simboli binari (bit) che può essere
elaborata da una procedura informatica;
p)
«riferimento temporale»: informazione, contenente la data e l'ora, che viene
associata ad uno o più documenti informatici; l'operazione di associazione deve
rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della
tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che
intende o è tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal
responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso;
q)
«marca temporale»: evidenza informatica che consente di rendere opponibile a
terzi un riferimento temporale;
r)
«processo di conservazione»: processo effettuato con le modalità di cui agli
articoli 3 e 4 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001;
2.
Ai fini del presente decreto, inoltre, si intende per:
a)
«documento statico non modificabile»: documento informatico redatto in modo
tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di
conservazione nonché immutabile nel tempo; a tal fine il documento informatico
non deve contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare
funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso
rappresentati;
b)
«sottoscrizione elettronica»: apposizione della firma elettronica qualificata.
Art.
2.
Emissione,
conservazione ed esibizione
1. Ai fini
tributari, fatto salvo quanto previsto dal comma 2, l'emissione, la
conservazione e l'esibizione di documenti, sotto forma di documenti informatici,
nonché la conservazione digitale di documenti analogici avvengono in
applicazione delle disposizioni del decreto del Presidente della Repubblica 28
dicembre 2000, n. 445, del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8
febbraio 1999, della deliberazione dell'AIPA del 13 dicembre 2001, n. 42, e
secondo quanto previsto dal presente decreto.
2.
Il presente decreto non si applica alle scritture e ai documenti rilevanti ai
fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle
imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle dogane.
Art.
3.
Obblighi
da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini
delle
disposizioni tributarie
1. I documenti
informatici rilevanti ai fini tributari:
a)
hanno la forma di documenti statici non modificabili;
b)
sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e
l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione
elettronica;
c)
sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6;
d)
sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel
tempo, purché sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di
continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le
funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici
in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla
partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
2.
Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le
modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il
procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001 e
termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale,
in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero
su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o
di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art.
5 della deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i
restanti documenti.
3.
La riproduzione dei documenti informatici, su supporto idoneo, avviene secondo
le modalità di cui all'art. 1, lettere o) e p) della deliberazione dell'AIPA n.
42 del 2001.
Art.
4.
Conservazione
digitale delle scritture contabili e dei documenti
analogici
rilevanti ai fini tributari
1. Il processo di
conservazione digitale di documenti e scritture analogici rilevanti ai fini
tributari avviene mediante memorizzazione della relativa immagine, secondo le
modalità di cui all'art. 3, commi 1 e 2.
2.
Il processo di conservazione di cui al comma 1 può essere limitato a una o più
tipologie di documenti e scritture analogici, purché sia assicurato l'ordine
cronologico delle registrazioni e non vi sia soluzione di continuità per ogni
periodo di imposta.
3.
Il processo di conservazione digitale di documenti analogici originali avviene
secondo le modalità di cui al comma 1 e si conclude con l'ulteriore apposizione
del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un
pubblico ufficiale per attestare la conformità di quanto memorizzato al
documento d'origine.
4.
La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione,
è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione
digitale.
Art.
5.
Comunicazione
alle Agenzie fiscali dell'impronta relativa ai
documenti
informatici rilevanti ai fini tributari
1. Entro il mese
successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal decreto del Presidente della
Repubblica n. 322 del 1998, per la presentazione delle dichiarazioni relative
alle imposte sui redditi,
all'imposta
regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto, il
soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al
fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle
competenti Agenzie fiscali, l'impronta dell'archivio informatico oggetto della
conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.
2.
Con provvedimento le Agenzie fiscali indicano gli ulteriori dati ed elementi
identificativi da comunicare unitamente a quelli del precedente comma.
3.
Le stesse Agenzie rendono disponibile per via telematica la ricevuta della
comunicazione effettuata ed il relativo numero di protocollo.
Art.
6.
Esibizione
delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini tributari
1. Il documento di
cui all'art. 3 è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto
cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione delle scritture, in caso
di verifiche, controlli o ispezioni.
2.
Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le
modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie
fiscali.
Art.
7.
Modalità
di assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti
informatici
1.
L'imposta di bollo sui documenti informatici è corrisposta mediante versamento
nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 237. L'interessato
presenta all'Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente
l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che
potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonché l'importo e gli
estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta.
2.
Entro il mese di gennaio dell'anno successivo è presentata dall'interessato
all'Ufficio delle entrate competente una comunicazione contenente l'indicazione
del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno
precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta,
effettuato con i modi di cui al comma 1, ovvero la richiesta di rimborso o di
compensazione. L'importo complessivo corrisposto, risultante dalla
comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione
dell'imposta per l'anno in corso.