- Aprile 2007
Questo mese, essendo appena scaduti i termini per l'aggiornamento periodico del DPS (D.Lgs 196/2003), vogliamo concentrare l'attenzione dei visitatori del sito su un problema che il suddetto documento programmatico per la sicurezza avrà certamente (ri)sollevato: l'esigenza di archiviare e conservare i documenti digitali.
La sempre maggiore diffusione di informazioni digitali in senso lato (messaggi di posta elettronica, documenti firmati digitalmente, documenti marcati temporalmente, immagini, etc.) pone l'interrogativo su come tali informazioni possano essere organizzate, memorizzate e gestite risolvendo le relative criticità ed evitando che diventino possano addirittura diventare criticità del sistema informativo aziendale.
È utile sottolineare che secondo l'attuale normativa per alcune tipologie di documenti, in particolare per quelli con rilevanza ai fini fiscali e tributari, è necessario conservare l'originale di un documento. La stampa di un documento elettronico, come è noto, è assimilabile ad una fotocopia e non può essere conservata in sostituzione dell'originale. Ecco quindi la necessità di conservare i documenti elettronici e digitali in originale in maniera sicura; così come siamo abituati a fare per i documenti cartacei. La semplice memorizzazione dei documenti digitali sul server, sia pure in cartelle protette e salvate periodicamente, non può offrire un adeguato livello di sicurezza.
L'archiviazione, l'organizzazione, la memorizzazione e la distribuzione delle informazioni digitali è, infatti, caratterizzata da alcune criticità che bisogna ben conoscere ed affrontare relativamente alla sicurezza dei sistemi di archiviazione. Sicurezza è il termine con cui, in realtà, si indicano complessivamente diversi aspetti ugualmente importanti, ma tecnicamente e logicamente afferenti ad ambiti distinti. Nel seguito dettagliamo i principali:
- accessibilità delle informazioni: il sistema di archiviazione ottica adottato dovrà consentire per tutto il ciclo di vita di un documento l'accesso al documento stesso da parte di chi è autorizzato alla sua consultazione. Se se ne ha la necessità, inoltre, il sistema di archiviazione ottica adottato dovrà consentire l'accessibilità delle informazioni anche da computer remoti, sedi periferiche, postazioni pubbliche, sia attraverso un'interfaccia nativa che attraverso browser standard.
- controllo degli accessi alle informazioni: il sistema di archiviazione ottica deve garantire che solamente chi è autorizzato possa avere accesso ai documenti di propria pertinenza. In tal senso il sistema di archiviazione deve anche permettere meccanismi di cifratura per evitare che i documenti eventualmente sottratti possano essere utilizzabili esternamente al sistema stesso.
- autenticità delle informazioni: il sistema di archiviazione ottica deve garantire l'autenticità del documento a cui si accede. Modifiche involontarie o dolose non devono essere possibili.
- integrità delle informazioni: il sistema di archiviazione ottica deve garantire l'integrità dei dati, anche in presenza di supporti di memorizzazione con indice di affidabilità non elevata (caso tipico dei CD/DVD masterizzati con apparecchiature non professionali).
- recuperabilità delle informazioni a fronte di eventi dannosi (disaster recovery): il sistema di archiviazione ottica deve permettere il ripristino in tempi brevi dei documenti in caso di disaster recovery.
Immagina garantisce tutto questo e molto altro ancora...
Per questo Immagina è la soluzione ideale per affrontare il problema della conservazione dei documenti digitali.
In conclusione, quindi, la necessità per tutte le aziende di dotarsi di adeguate soluzioni per l'archiviazione e la conservazione dei documenti è un'esigenza in forte crescita. Ancora di più lo sarà in futuro, al crescere delle informazioni digitali. Immagina