- Ottobre 2008
La conservazione digitale (o conservazione sostitutiva) delle fatture e dei documenti fiscali in generale è, come si è detto più volte anche in quest'area del sito, tema di grande attualità.
Questo mese torniamo sull'argomento per chiarire un po' di confusione che è stata generata da alcune "libere interpretazioni" dalla risoluzione n. 354 dell'agosto scorso.
L'Agenzia delle Entrate, con la risoluzione n. 354/2008, si è pronunciata in merito ad alcuni aspetti legati all'obbligo di conservazione da parte dei Commercialisti (o, più in generale, dei soggetti preposti alla trasmissione delle dichiarazioni dei redditi tramite Entratel) delle dichiarazioni dei redditi dei loro clienti.
Uno degli aspetti fondamentali contenuti nel testo della risoluzione riguarda l'interpretazione di come le dichiarazioni dei redditi vengono formate. In sostanza si riconosce alle dichiarazioni dei redditi la natura di documenti informatici e, quindi, si permette la conservazione dei relativi file con le modalità previste dall'attuale normativa per i documenti informatici.
Riconoscere la natura di documento informatico delle dichiarazioni è fondamentale per evitare il passaggio dalla materializzazione (stampa) e successiva acquisizione (scansione) che sono invece passaggi obbligatori per i documenti analogici.
Come spesso succede le interpretazioni degli utenti e degli addetti ai lavori (o sedicenti tali) di tale risoluzione si sono spinte ben oltre, estendendo quanto stabilito per le dichiarazioni dei redditi anche alle fatture e ipotizzando che fatture generate in formato elettronico (pdf o quant'altro) dai vari software gestionali potessero essere considerate documenti informatici.
Per dimostrare l'assoluta infondatezza di tali interpretazioni è sufficiente porre l'attenzione su quanto precisato dalla stessa risoluzione: [cit.] "Al riguardo, si precisa che la validità del processo di conservazione su supporto informatico delle copie delle dichiarazioni – come pure degli altri documenti rilevanti ai fini tributari – è subordinata, comunque, al rispetto delle procedure disciplinate dal decreto ministeriale 23 gennaio 2004, nonché delle istruzioni dettate dalla circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006. Ciò significa che l’individuazione del corretto processo di conservazione da porre in essere dipenderà dalla natura informatica ovvero analogica del documento oggetto di conservazione: nel primo caso, si applicheranno le disposizioni di cui all’articolo 3 del D.M. 23 gennaio 2004, mentre nel secondo caso andranno seguite le indicazioni recate dall’articolo 4 del medesimo decreto.
Questa precisazione, nella sostanza, ribadisce quanto fino ad oggi più volte sostenuto anche dalla stessa Agenzia delle Entrate: si può procedere alla conservazione digitale, senza preventivo passaggio dalla materializzazione e successiva acquisizione, solo nel caso in cui i documenti abbiano natura informatica e non analogica.
Sicuramente la risoluzione 354/2008 chiarisce e, in parte, semplifica la gestione delle dichiarazioni dei redditi, ma per ora nulla muta per quanto concerne fatture e registri fiscali.
Tutti auspichiamo che in futuro le "semplici" fatture in pdf, generate praticamente da tutti i gestionali, possano essere conservate direttamente, senza necessità di ulteriori passaggi, ma allo stato attuale delle cose non è così e, inoltre, non c'è alcun segnale concreto che le cose cambieranno a breve.
Si ricorda che i pareri espressi dall'Agenzia delle Entrate nelle risoluzioni non sono vincolanti.
Ciononostante è difficile ipotizzare che qualcuno possa operare scelte aziendali in netto contrasto con quanto espresso chiaramente dall'Agenzia delle Entrate in tali risoluzioni.
In sostanza è presto per pensare che si possa agire in maniera diversa da quanto fino ad oggi indicato dalle norme; per quanto la necessità di materializzare e acquisire una fattura prodotta in formato elettronico (generalmente pdf) sia, indubbiamente, contro ogni logica pratica ed informatica.