- Novembre 2007
La conservazione sostitutiva dei documenti e dei registri fiscali è, negli ultimi anni, oggetto di particolare attenzione da parte del Legislatore.
per questa ragione riteniamo utile, periodicamente, fare il punto della situazione, per meglio comprendere come si evolve dal punto di vista, sia normativo che pratico, questo argomento.
Chiariamo da subito che non ci sono stati recenti variazioni normative. Questo significa che, a tutt'oggi, valgono le regole tecniche emanate da CNIPA e MEF.
Ciò che negli ultimi tempi è cambiato è il fatto che il mercato sta mostrando interesse crescente per l'argomento. Questo ha portato numerose aziende a sottoporre a MEF, CNIPA e Agenzia delle Entrate interpelli per ottenere chiarimenti su alcuni aspetti interpretativi della normativa vigente.
Questa crescita di interesse si è manifestata anche nell'ambito delle testate di settore (quotidiani e periodici di natura finanziaria, fiscale e giuridica) che hanno incrementato il numero di articoli sull'argomento nel corso dell'ultimo anno.
In sostanza quello che si può rilevare è che si sta cominciando a realizzare, a oltre tre anni di distanza dall'emanazione della normativa del Ministero dell'Economia e delle Finanze, la tanto agognata avvio della conservazione sostitutiva.
Ciò che è utile capire sono le ragioni di questa crescita di interesse da parte del mercato, che, a nostro giudizio, sono da ricercare nella crescente necessità da parte di molte aziende (e Pubbliche Amministrazioni) di affrontare la problematica dell'informatizzazione del flusso documentale, la cui naturale conclusione è proprio il processo di conservazione. Questa necessità trae origine sia da considerazioni organizzative che da considerazioni economiche.
In sostanza le
aziende si stanno rendendo conto che informatizzare la gestione (creazione,
distribuzione, archiviazione, consultazione, etc.) dei documenti porta ad una
riduzione dei costi generali di struttura. In questo senso la crescita
d'interesse per la conservazione sostitutiva è un indice di un'evoluzione
organizzativa che le aziende italiane stanno vivendo e, come spesso succede in
questi casi, le aziende di maggiori dimensioni ,o con un livello tecnologico
più elevato, stanno anticipando le scelte che nei prossimi anni farà (o,
meglio, dovrà fare per restare competitiva nel proprio mercato) la maggior
parte delle piccole realtà che, storicamente, rappresentano la maggior parte
del tessuto economico nazionale.