Un ottimo metodo per chiarire alcuni aspetti d'uso di «Immagina», software per la gestione documentale, l'archiviazione ottica e la conservazione di documenti e registri fiscali, e «Protocollo», software per la gestione del protocollo informatico degli enti pubblici, è quello di fornire le risposte ad alcune delle domande che ci vengono poste più di frequente (in inglese Frequently Asked Questions, da cui l'acronimo FAQ).
Le
pagine di un documento da archiviare debbono
obbligatoriamente essere immagini?
Come
può «Immagina» garantire
l'immodificabilità dei documenti archiviati?
È possibile cancellare una pagina di un documento archiviato?
«Immagina» può essere personalizzato e adattato ad esigenze specifiche?
Quali sistemi di posta elettronica sono compatibili con «Immagina»?
Dal punto di vista normativo, è possibile eliminare gli originali cartacei?
Quali tipologie di licenza d'uso sono disponibili per «Immagina»?
Le
pagine di un documento da
archiviare debbono
obbligatoriamente essere immagini?
No, ogni pagina di un
documento può essere un file che contiene un’immagine o qualsiasi altro tipo
di file senza alcuna limitazione. All’atto dell’eventuale richiesta di
visualizzazione di una pagina che non contiene un’immagine, o che contiene
un’immagine in formato diverso da quelli supportati direttamente da Microsoft,
il programma attiva l’applicazione corrispondente all’estensione del file
associato alla pagina stessa. Se è possibile “ospitare” tale applicazione
all’interno della finestra di visualizzazione, questo verrà fatto
automaticamente dal programma, con il vantaggio di migliorare l’estetica e la
funzionalità dell’applicazione; se questo non è possibile viene aperta
l’applicazione in una finestra differente da quella di visualizzazione dei
documenti. Se un documento è composto da, ipotizziamo, quattro pagine di cui la
prima sia un’immagine, la seconda una lettera scritta con Word, la terza un
file Excel e la quarta un’altra immagine, l’eventuale richiesta di
visualizzazione delle singole pagine comporterà la visualizzazione diretta nel
caso della prima e della quarta che contengono immagini, mentre nel caso della
seconda e della terza la visualizzazione avverrà tramite l’avvio dei
rispettivi programmi (Word ed Excel in questo caso, che peraltro vengono
“ospitati” all’interno della finestra di visualizzazione del programma).
«Immagina» gestisce anche documenti firmati digitalmente?
Per le ragioni espresse nella risposta alla domanda precedente, «Immagina» è in grado di acquisire, elaborare, archiviare e visualizzare i documenti firmati digitalmente così come qualsiasi altro tipo di documento.
È
possibile modificare un documento archiviato?
No, non è assolutamente possibile modificare un documento memorizzato. Questo è un principio base dell’archiviazione documentale. Uno degli scopi dell’archiviazione documentale è, infatti, rendere disponibili in forma permanente le immagini dei documenti archiviati con l’assoluta garanzia di corrispondenza all’originale. Se si rendesse possibile la modifica dei documenti verrebbe meno questa condizione. Ovviamente è sempre possibile eliminare il documento ed archiviarne un altro con gli stessi valori delle chiavi di ricerca, in modo analogo a quanto si potrebbe effettuare in un tradizionale archivio cartaceo. Per compiere questa operazione è, tuttavia, necessario che l'utente disponga delle necessarie autorizzazioni e che non sia stata effetuata la conservazione dei documenti a norma AIPA.
Come
può «Immagina» garantire l'immodificabilità dei documenti archiviati?
«Immagina» implementa due algoritmi hash di calcolo delle impronte dei documenti archiviati (SHA-1 e RIPEMD-160), con ricalcolo e confronto automatico effettuato ad ogni richiesta di visualizzazione. In sostanza, ogni volta che viene archiviato un documento vengono calcolate le sue due impronte, che vengono a loro volta memorizzate in una tabella di sistema. Ad ogni successiva richiesta di visualizzazione del documento, il sistema calcola le due impronte del documento da visualizzare e le confronta con le due memorizzate in fase di archiviazione; se entrambe corrispondono significa che il documento trovato è l'originale. Qualora fosse stato modificato anche solo un bit del documento, le impronte non corrisponderebbero e il sistema visualizzerebbe un messaggio di errore per l'amministratore di sistema, senza ovviamente visualizzare il documento "alterato". Questo meccanismo è già una sufficiente garanzia di inalterabilità dei documenti, ma, qualora lo si desiderasse, è anche possibile effettuare la conservazione a norma CNIPA/MEF dei documenti archiviati, con l'apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione e, se necessario, anche di un pubblico ufficiale, ad ulteriore garanzia di originalità anche nell'esibizione dei documenti a terzi.
È
possibile modificare gli indici
(ovvero
i valori delle chiavi di ricerca) di un documento
archiviato?
Sì, è possibile modificare gli indici di un documento. Con il comando Modifica, l’utente dotato delle necessarie autorizzazioni può effettuare la modifica degli indici selezionati. Pur essendo una pratica concessa, non se ne dovrebbe abusare, sempre in virtù del fatto che un’operazione di indicizzazione, effettuata in modo corretto, non dovrebbe richiedere ulteriori operazioni di modifica.
È
possibile stampare
un documento
archiviato?
Sì, è possibile farlo in modi differenti (stampa della singola pagina del documento, stampa di un intervallo di pagine del documento, stampa dell'intero documento, stampa di tutti i documenti inclusi in un esito di una ricerca).
È
possibile cancellare un documento dopo averlo archiviato?
Sì, l’operazione di
cancellazione di un documento dell’archivio è possibile. Con il comando Elimina,
l’utente dotato delle necessarie autorizzazioni può effettuare l'eliminazione
del documento selezionato.
È
possibile cancellare una pagina di un documento archiviato?
La cancellazione di una pagina di un documento è possibile solo nell’ambito di una sessione. Ciò significa che se il documento è già stato archiviato, non è più possibile alcuna variazione. Questo, come abbiamo già avuto occasione di evidenziare, è un principio base dell’archiviazione documentale. Uno degli scopi dell’archiviazione documentale è, infatti, rendere disponibili in forma permanente le immagini dei documenti archiviati con l’assoluta garanzia di corrispondenza all’originale. Se si rendesse possibile la modifica dei documenti verrebbe meno questa condizione.
È
possibile distribuire
a terzi
i documenti
archiviati?
Esistono vari modi per distribuire all'esterno della nostra rete aziendale i documenti archiviati con «Immagina». Il più semplice è, sicuramente, l'invio di documenti in posta elettronica (di uno o più documenti contemporaneamente). Per una distribuzione più organizzata esistono moduli specifici per creare dei supporti (CD, DVD, etc.) da distribuire a terzi, con documenti e indici memorizzati (eventualmente anche con software di ricerca e visualizzazione a bordo). Inoltre è sempre possibile concedere a terzi l'accesso ai documenti interni con varie modalità (tramite Internet con un semplice browser, tramite internet con software client, tramite RAS, etc.).
«Immagina» può essere personalizzato e adattato ad esigenze specifiche?
«Immagina» è caratterizzato da scelte tecniche ed architetturali che rendono estremamente flessibile la sua struttura, consentendo di effettuare praticamente qualsiasi modifica o personalizzazione che il Cliente possa desiderare. Si precisa altresì che, grazie alla sua struttura in architettura COM, è possibile richiamare le singole funzioni del programma tramite qualsiasi linguaggio di sviluppo che supporti la tecnologia COM. In tal modo anche il Cliente stesso ha la possibilità di effettuare integrazioni e personalizzazioni in modo molto semplice e veloce.
«Immagina» è stato integrato con prodotti gestionali o ERP?
Alcuni dei principali prodotti gestionali e ERP dispongono di integrazioni native con «Immagina». Quand'anche non esistesse già un'integrazione nativa, è comunque molto semplice realizzarne una ad hoc.
Quali
scanner sono supportati
da «Immagina»?
Teoricamente tutti i dispositivi di acquisizione di immagini (e quindi non solo scanner, ma anche fotocamere digitali e quant'altro) con driver TWAIN possono essere utilizzati con «Immagina».
Quali
sistemi di posta elettronica sono compatibili con
«Immagina»?
«Immagina» è compatibile con i più diffusi sistemi di posta elettronica. In pratica per poter utilizzare un qualsiasi sistema di posta elettronica con «Immagina», è sufficiente verificare che rispetti lo standard MAPI (Mail Application Programming Interface) definito da Microsoft. Senza addentrarsi in considerazioni tecniche, per verificare se un sistema di posta elettronica è MAPI compatibile è sufficiente verificare se è possibile effettuare l'invio tramite posta elettronica dai programmi Microsoft (ad esempio da Word o da Excel con il comando Invia nel menu File). Se il meccanismo funziona con i programmi Microsoft, necessariamente funziona con «Immagina», che utilizza la stessa logica di funzionamento. Si evidenzia che per poter compiere la suddetta operazione di invio, è necessario che il sistema di posta elettronica sia correttamente configurato come client MAPI sul singolo posto di lavoro.
«Immagina»
può essere
installato in ambiente Linux?
«Immagina» è un'applicazione sviluppata con architettura a tre livelli, ovvero il lato client, il lato application server e il lato database server. Il lato client e application server devono necessariamente essere su piattaforma Windows a 32 bit, mentre il lato database server (ed eventualmente anche file server) possono risiedere anche su piattaforma Linux. Questo significa che in una rete con server Linux e client Windows, «Immagina» può essere tranquillamente configurato, installando sul server Linux il database e sulle macchine Windows i singoli client, avendo l'accortezza di sceglierne una che avrà un ruolo più strategico delle altre, in quanto rappresenterà l'application server per tutti gli altri client.
«Immagina»
può
dialogare con sistemi host (AS/400, Unix, etc.)?
«Immagina» può ampliare le proprie già ricche funzionalità di dialogo con il mondo esterno, attraverso diversi moduli specifici per il dialogo con sistemi host, sia per l'archiviazione automatica di documenti attivi (da spool di stampa), sia per l'indicizzazione automatica di documenti passivi (da emulatore), sia per la ricerca automatica di documenti (da emulatore).
Dal
punto di vista normativo, è possibile eliminare gli originali cartacei?
Sì è possibile. Per poterlo fare è sufficiente dotarsi del relativo modulo opzionale per la conservazione dei documenti.
Si evidenzia che l'eliminazione degli originali presuppone l'approfondimento di alcuni aspetti normativi ampiamente descritti ed analizzati nella sezione del sito relativa alla normativa, con particolare riferimento al documento di analisi tecnica del modulo opzionale di «Immagina» per la conservazione dei documenti.
Quali
tipologie di database sono supportati da «Immagina»?
«Immagina» è un'applicazione database independent, questo significa che supporta gran parte dei database presenti sul mercato. La maggior parte delle installazioni, comunque, avviene sulle principali piattaforme di database (Oracle, MS SQL Server, Interbase, etc.). Si precisa altresì che unitamente ad «Immagina» vengono forniti, senza costi aggiuntivi, Interbase e Firebird nelle rispettive versioni Open Source.
Quali tipologie di licenza d'uso sono disponibili per «Immagina»?
Escludendo i moduli opzionali, le licenze d'uso disponibili per «Immagina» sono: server, licenza dedicata al server di applicazione (o ai server, se è più di uno), client, licenza per singola postazione di lavoro con piene funzionalità, viewer, licenza per singola postazione di lavoro con funzionalità di sola ricerca. Per installazioni monoutente esiste una specifica licenza d'uso per singola postazione stand-alone.
Le licenze d'uso di «Immagina» sono nominali o concorrenti?
Le licenze d'uso di «Immagina» sono nominali nel caso della versione "classica", sono concorrenti nel caso della versione S.I.
Esiste una versione "Internet" di «Immagina»?
Per «Immagina» è disponibile un modulo opzionale che consente di effettuare ricerche e/o archiviazioni via Internet/Intranet, tramite un browser standard. Di tale versione è possibile verificare le funzionalità direttamente sul nostro sito (vai a «Immagina Demo Web»).
Il costo di un'installazione di «Immagina» è variabile in funzione di svariati elementi (numero e tipo di licenze, moduli opzionali, personalizzazioni, servizi di installazione, servizi di formazione, servizi di supporto e teleassistenza, etc.). La nostra rete di vendita è a disposizione di chiunque desiderasse una quantificazione dei costi sulla base delle proprie specifiche necessità. Contattateci per preventivi.