(DPR, DPCM, DM e direttive AIPA/CNIPA)
Premessa relativa all'archiviazione ottica sostitutiva
Finalmente, grazie al completamento del quadro normativo relativo all'archiviazione ottica, da Marzo 2004 è possibile effettuare il processo di conservazione dei documenti (che, ricordiamo, nella terminologia del legislatore indica l'archiviazione ottica sostitutiva) anche rilevanti ai fini tributari.
Il modulo opzionale per l’archiviazione a norma CNIPA della versione 2 di «Immagina» può essere utilizzato anche per l’archiviazione a norma di documenti archiviati precedentemente all'installazione del modulo CNIPA. È addirittura possibile utilizzare tale modulo anche con i documenti memorizzati con precedenti versioni di «Immagina» (previo passaggio alla versione 2 di «Immagina»).
Per meglio approfondire l'argomento è disponibile un documento nel quale vengono analizzate le richieste della normativa, gli obblighi della figura del responsabile della conservazione, gli ausili forniti da «Immagina» per l'assolvimento di tali compiti e la descrizione analitica delle funzionalità del modulo opzionale di «Immagina» per l'archiviazione e la conservazione dei documenti a norme CNIPA. Tale documento, presente nell'area download, prende il nome di: "Documentazione tecnica modulo CNIPA".
Normativa completa
(Archiviazione Ottica, Conservazione Documenti e Protocollo Informatico)
Nel seguito sono riportati, in ordine cronologico, tutti i testi della legislazione (storica e attualmente in vigore) relativa al Protocollo Informatico e all'archiviazione ottica. Nel caso delle direttive emanate dall'AIPA sono anche riportate le corrispondenti note esplicative redatte dall'AIPA stessa.
Regolamento contenente i criteri per la formazione, l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici
Deliberazione AIPA 24/98 del 30/07/1998
Regole tecniche per l'uso di supporti ottici
Note esplicative AIPA relative alla deliberazione 24/98 del 30/07/1998
Note esplicative delle regole tecniche per l'uso di supporti ottici
Regolamento per la tenuta del Protocollo Amministrativo con procedura informatica
Direttive in materia di gestione informatica dei flussi documentali nelle Pubbliche Amministrazioni
Regole tecniche per il Protocollo Informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica del 20 Ottobre 1998, n. 428
Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
Circolare AIPA/CR/28 del 07/05/2001
Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le Pubbliche Amministrazioni e associate ai documenti protocollati
Deliberazione AIPA 42/2001 del 13/12/2001
Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445
Note esplicative AIPA relative alla deliberazione 42/2001 del 13/12/2001
Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico
Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto
Deliberazione CNIPA 11/2004 del 19/02/2004
Aggiornamento delle regole tecniche per l'uso di supporti ottici
Note esplicative CNIPA relative alla deliberazione 11/2004 del 19/02/2004
Note esplicative delle nuove regole tecniche per l'uso di supporti ottici
Normative collegate
Nel seguito sono riportati alcuni testi della legislazione, relativa ad ambiti non direttamente interessati dal Protocollo Informatico e all'archiviazione ottica, ma comunque ad essi connessa.
Regolamento contenente i criteri relativi alle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali
Deliberazione AIPA 51 del 23/11/2000
Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni
Circolare AIPA/CR/27 del 16/02/2001
Art. 17 del Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n° 513, utilizzo della firma digitale nelle Pubbliche Amministrazioni
Decreto Legislativo n° 52 del 20/02/2004
Attuazione
della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di
fatturazione in materia di IVA.
Deliberazione CNIPA n° 4 del 17/04/2005
Deliberazione
che, con riferimento al DPCM del 13/01/2004, definisce le regole per il
riconoscimento e la verifica del documento informatico.
Decreto legge noto come codice dell'amministrazione digitale entrato in vigore il 01/01/2006.
Risoluzioni e circolari dell'Agenzia delle Entrate
Nel seguito sono riportate alcune delle risoluzioni relative ad alla conservazione ottica. Si evidenzia che la sequenza è quella rigorosamente cronologica, quindi ai fini della validità generale sono da prendere in considerazione prevalentemente le ultime, che in misura significativa ribaltano quanto espresso nelle prime.
Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate che illustra le novità recate dal decreto che disciplina le Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.
Risoluzione 161/E del 09/07/2007
Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate che ribadisce che anche per i documenti prodotti da spool o in formato elettronico (ma di natura analogica) la conservazione richiede la loro materializzazione su supporto fisico e la successiva acquisizione dell’immagine.
Risoluzione 14/E del 09/07/2008
Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate che ribadisce ulteriormente che nella conservazione sostitutiva dei documenti analogici non si può prescindere dalla fase di acquisizione dell'immagine del supporto cartaceo, al fine di garantire che le fatture scambiate tra le parti siano perfettamente identiche ai documenti conservati.
Risoluzione 158/E del 15/06/2009
Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate sulla possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva dei documenti analogici in formato elettronico (ad esempio fatture in pdf) senza procedere obbligatoriamente alla loro materializzazione e successiva acquisizione da scanner.
Risoluzione 195/E del 30/07/2009
Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate sulla possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva delle fatture ricevute da un unico fornitore e sulla possibilità di procedere all’acquisizione dell’immagine dei documenti da conservare attraverso una procedura alternativa alla scansione dei documenti cartacei
Risoluzione 196/E del 30/07/2009
Risoluzione dell'Agenzia delle Entrate relativa alla conservazione sostitutiva di documenti analogici, che ribadisce e amplia quanto espresso nella risoluzione 158E del 15 giugno 2009
