Un ottimo metodo per chiarire alcuni aspetti d'uso di «Immagina», software per la gestione documentale, l'archiviazione ottica e la conservazione di documenti e registri fiscali, e «Protocollo», software per la gestione del protocollo informatico degli enti pubblici, è quello di fornire le risposte ad alcune delle domande che ci vengono poste più di frequente (in inglese Frequently Asked Questions, da cui l'acronimo FAQ).
«Protocollo» effettua solamente la gestione del Protocollo Informatico?
Con una singola installazione di «Protocollo» si possono gestire più Enti?
Le
pagine di un documento da protocollare debbono
obbligatoriamente essere immagini?
Come
può «Protocollo» garantire
l'immodificabilità dei documenti protocollati?
È
possibile cancellare un documento dopo averlo protocollato?
È possibile cancellare una pagina di un documento protocollato?
«Protocollo»
può essere personalizzato e adattato ad esigenze specifiche?
Quali sistemi di posta elettronica sono compatibili con «Protocollo»?
Dal punto di vista normativo, è possibile eliminare gli originali cartacei?
Quali tipologie di database sono supportati da «Protocollo»?
Quali tipologie di licenza d'uso sono disponibili per «Protocollo»?
Le licenze d'uso di «Protocollo» sono nominali o concorrenti?
«Protocollo»
è un'applicazione a norma AIPA/CNIPA?
Sì, «Protocollo» è un'applicazione software che rispetta quanto previsto dalla normativa. Per meglio focalizzare le singole funzionalità richieste dalle varie norme, il legislatore ha predisposto una check-list, ovvero una lista di verifica delle funzionalità, tramite la quale l'Ente ha la possibilità di verificare la rispondenza del software a quanto previsto dalla normativa. Per semplificare ulteriormente tale attività all'Ente, Generazione Informatica ha compilato e sottoscritto le due liste: la check-list delle funzionalità del Protocollo Informatico e la check-list dell'interoperabilità.
«Protocollo»
effettua solamente la gestione del Protocollo Informatico?
No, oltre alle funzionalità richieste specificamente dalla normativa per la gestione del Protocollo Informatico, «Protocollo» include anche le funzionalità per la gestione completa delle assegnazioni (attribuzione di responsabilità) dei singoli documenti (come richiesto dalla normativa, per quanto concerne la gestione del flusso dei documenti) e una soluzione completa per la gestione documentale, «Immagina», utilizzabile anche per l'archiviazione ottica di tipologie di documenti non oggetto di protocollazione.
Con
una singola installazione di «Protocollo» si possono gestire più Enti?
Sì, non c'è un limite predefinito al numero di Enti gestibili con una singola installazione di «Protocollo». Chi avesse necessità di gestire sulla medesima installazione l'attività di protocollazione di più Enti distinti (Società di Service, Comunità Montane, etc.) lo può fare con estrema semplicità e senza variazioni di costo.
Le
pagine di un documento da
protocollare debbono
obbligatoriamente essere immagini?
No, ogni pagina di un
documento può essere un file che contiene un’immagine o qualsiasi altro tipo
di file senza alcuna limitazione. All’atto dell’eventuale richiesta di
visualizzazione di una pagina che non contiene un’immagine, o che contiene
un’immagine in formato diverso da quelli supportati direttamente da Microsoft,
il programma attiva l’applicazione corrispondente all’estensione del file
associato alla pagina stessa. Se è possibile “ospitare” tale applicazione
all’interno della finestra di visualizzazione, questo verrà fatto
automaticamente dal programma, con il vantaggio di migliorare l’estetica e la
funzionalità dell’applicazione; se questo non è possibile viene aperta
l’applicazione in una finestra differente da quella di visualizzazione dei
documenti. Se un documento è composto da, ipotizziamo, quattro pagine di cui la
prima sia un’immagine, la seconda una lettera scritta con Word, la terza un
file Excel e la quarta un’altra immagine, l’eventuale richiesta di
visualizzazione delle singole pagine comporterà la visualizzazione diretta nel
caso della prima e della quarta che contengono immagini, mentre nel caso della
seconda e della terza la visualizzazione avverrà tramite l’avvio dei
rispettivi programmi (Word ed Excel in questo caso, che peraltro vengono
“ospitati” all’interno della finestra di visualizzazione del programma).
«Protocollo» gestisce anche documenti firmati digitalmente?
Per le ragioni espresse nella risposta alla domanda precedente, «Protocollo» è in grado di acquisire, elaborare, archiviare e visualizzare i documenti firmati digitalmente così come qualsiasi altro tipo di documento.
Come
può «Protocollo» garantire l'immodificabilità dei documenti
protocollati?
«Protocollo» implementa due algoritmi hash di calcolo delle impronte dei documenti archiviati (SHA-1 e RIPEMD-160), con ricalcolo e confronto automatico effettuato ad ogni richiesta di visualizzazione. In sostanza, ogni volta che viene archiviato un documento vengono calcolate le sue due impronte, che vengono a loro volta memorizzate in una tabella di sistema. Ad ogni successiva richiesta di visualizzazione del documento, il sistema calcola le due impronte del documento da visualizzare e le confronta con le due memorizzate in fase di archiviazione; se entrambe corrispondono significa che il documento trovato è l'originale. Qualora fosse stato modificato anche solo un bit del documento, le impronte non corrisponderebbero e il sistema visualizzerebbe un messaggio di errore per l'amministratore di sistema, senza ovviamente visualizzare il documento "alterato". Questo meccanismo è già una sufficiente garanzia di inalterabilità dei documenti, ma, qualora lo si desiderasse, è anche possibile effettuare la conservazione a norma AIPA dei documenti archiviati, con l'apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione e, se necessario, anche di un pubblico ufficiale, ad ulteriore garanzia di originalità anche nell'esibizione dei documenti a terzi.
È
possibile stampare
un documento
protocollato?
Sì, è possibile farlo in modi differenti (stampa della singola pagina del documento, stampa di un intervallo di pagine del documento, stampa dell'intero documento, stampa di tutti i documenti inclusi in un esito di una ricerca).
È
possibile cancellare un documento dopo averlo protocollato?
No, l’operazione di
cancellazione di un documento protocollato non è possibile, in quanto una tale
azione sarebbe in contrasto con le direttive in materia. L'unica operazione
possibile è l'annullamento del documento protocollato, con le modalità
operative previste dalla procedura stabilita dall'AIPA.
È
possibile cancellare una pagina di un documento protocollato?
La cancellazione di una pagina di un documento è possibile solo nell’ambito di una sessione. Ciò significa che se il documento è già stato protocollato, non è più possibile alcuna variazione. Questo, come abbiamo già avuto occasione di evidenziare, è un principio base dell’archiviazione documentale e delle norme che regolano il Protocollo Informatico. Uno degli scopi dell’archiviazione documentale è, infatti, rendere disponibili in forma permanente le immagini dei documenti archiviati con l’assoluta garanzia di corrispondenza all’originale. Se si rendesse possibile la modifica dei documenti verrebbe meno questa condizione.
È
possibile distribuire
a terzi
i documenti
protocollati?
Esistono vari modi per distribuire all'esterno della nostra rete aziendale i documenti archiviati con «Protocollo». Il più semplice è, sicuramente, l'invio di documenti in posta elettronica (di uno o più documenti contemporaneamente). Per una distribuzione più organizzata esistono moduli specifici per creare dei supporti (CD, DVD, etc.) da distribuire a terzi, con documenti e indici memorizzati (eventualmente anche con software di ricerca e visualizzazione a bordo). Inoltre è sempre possibile concedere a terzi l'accesso ai documenti interni con varie modalità (tramite Internet con un semplice browser, tramite internet con software client, tramite RAS, etc.). Si ricorda che qualunque distribuzione o accesso dall'esterno deve essere fatto nel rispetto della normativa sulla privacy.
Quali
scanner sono supportati
da «Protocollo»?
Teoricamente tutti i dispositivi di acquisizione di immagini (e quindi non solo scanner, ma anche fotocamere digitali e quant'altro) con driver TWAIN possono essere utilizzati con «Protocollo».
«Protocollo»
può essere personalizzato e adattato ad esigenze specifiche?
«Protocollo» è caratterizzato da scelte tecniche ed architetturali che rendono estremamente flessibile la sua struttura, consentendo di effettuare praticamente qualsiasi modifica o personalizzazione che il Cliente possa desiderare (purché nel pieno rispetto della normativa).
Quali
sistemi di posta elettronica sono compatibili con
«Protocollo»?
«Protocollo» è compatibile con i più diffusi sistemi di posta elettronica. In pratica per poter utilizzare un qualsiasi sistema di posta elettronica con «Protocollo», è sufficiente verificare che rispetti lo standard MAPI (Mail Application Programming Interface) definito da Microsoft. Senza addentrarsi in considerazioni tecniche, per verificare se un sistema di posta elettronica è MAPI compatibile è sufficiente verificare se è possibile effettuare l'invio tramite posta elettronica dai programmi Microsoft (ad esempio da Word o da Excel con il comando Invia nel menu File). Se il meccanismo funziona con i programmi Microsoft, necessariamente funziona con «Protocollo», che utilizza la stessa logica di funzionamento. Si evidenzia che per poter compiere la suddetta operazione di invio, è necessario che il sistema di posta elettronica sia correttamente configurato come client MAPI sul singolo posto di lavoro.
«Protocollo»
può essere installato in ambiente Linux?
«Protocollo» è un'applicazione sviluppata con architettura a tre livelli, ovvero il lato client, il lato application server e il lato database server. Il lato client e application server devono necessariamente essere su piattaforma Windows a 32 bit, mentre il lato database server (ed eventualmente anche file server) possono risiedere anche su piattaforma Linux. Questo significa che in una rete con server Linux e client Windows, «Protocollo» può essere tranquillamente configurato, installando sul server Linux il database e sulle macchine Windows i singoli client, avendo l'accortezza di sceglierne una che avrà un ruolo più strategico delle altre, in quanto rappresenterà l'application server per tutti gli altri client.
Dal
punto di vista normativo, è possibile eliminare gli originali cartacei?
Sì è possibile. Per poterlo fare è sufficiente dotarsi del relativo modulo opzionale per la conservazione dei documenti.
Si evidenzia che l'eliminazione degli originali presuppone l'approfondimento di alcuni aspetti normativi ampiamente descritti ed analizzati nella sezione del sito relativa alla normativa, con particolare riferimento al documento di analisi tecnica del modulo opzionale di «Immagina» per la conservazione dei documenti.
Quali
tipologie di database sono supportati da «Protocollo»?
«Protocollo» è un'applicazione costruita su piattaforma Interbase, che viene fornito, senza costi aggiuntivi, in versione Open Source, unitamente al programma. Al momento non sono previste altre piattaforme supportate da «Protocollo». Si può ipotizzare di effettuare la migrazione ad un'altra piattaforma su specifica richiesta.
Quali tipologie di licenza d'uso sono disponibili per «Protocollo»?
Escludendo i moduli opzionali, le licenze d'uso disponibili per «Protocollo» sono: server, licenza dedicata al server di applicazione (o ai server, se è più di uno), client, licenza per singola postazione di lavoro con piene funzionalità, viewer, licenza per singola postazione di lavoro con funzionalità di sola ricerca. Per installazioni monoutente esiste una specifica licenza d'uso per singola postazione stand-alone.
Le licenze d'uso di «Protocollo» sono nominali o concorrenti?
Le licenze d'uso di «Protocollo» sono nominali (una licenza d'uso per ogni postazione di lavoro).
Esiste una versione "Internet" di «Protocollo»?
Per «Protocollo» è disponibile un modulo opzionale che consente di effettuare ricerche e di gestire le proprie assegnazioni via Internet/Intranet, tramite un browser standard.
Il costo di un'installazione di «Protocollo» è variabile in funzione di svariati elementi (numero e tipo di licenze, moduli opzionali, personalizzazioni, servizi di installazione, servizi di formazione, servizi di supporto e teleassistenza, etc.). La nostra rete di vendita è a disposizione di chiunque desiderasse una quantificazione dei costi sulla base delle proprie specifiche necessità. Contattateci per preventivi.