Caratteristiche funzionali di
«Protocollo»
Nel seguito riassumiamo sinteticamente alcune delle caratteristiche funzionali di «Protocollo 2», soluzione software per la gestione del protocollo informatico degli enti pubblici.
È un'applicazione software che rispetta quanto previsto dalla normativa vigente, come verificabile nella check-list delle funzionalità del Protocollo Informatico e nella check-list dell'interoperabilità.
Consente la protocollazione di qualsiasi tipo di documento, sia cartaceo, sia elettronico, sia informatico.
Genera automaticamente il numero di protocollo (con controllo per inibire duplicazioni).
Identifica automaticamente la data, con controllo per impedire di memorizzare date di protocollo antecedenti all’ultima data di registrazione (con allineamento automatico della data dei client a quella del server).
Consente l’inserimento dati facilitato, tramite la gestione di valori predefiniti memorizzati in apposite tabelle.Fornisce strumenti per velocizzare la protocollazione multipla (ovvero la protocollazione di documenti molto simili o uguali).
Fornisce strumenti per evitare doppie protocollazioni.
Consente di “agganciare” un protocollo in ingresso a uno o più protocolli in uscita (con eventuale aggiornamento automatico "incrociato").
Implementa le funzionalità previste per l'interoperabilità.
Non consente di effettuare interventi di modifica e/o cancellazione dopo la registrazione definitiva.
Consente di avere più postazioni di protocollazione operanti contemporaneamente in assoluta autonomia.
Consente agli utenti, opportunamente abilitati, di “riservarsi” un documento, inibendone la visualizzazione a tutti gli altri utenti.
Gestisce la collocazione fisica dei documenti.
Consente di effettuare ricerche dei documenti per archivio logico.
Consente di effettuare ricerche dei documenti per collocazione fisica.
Consente ad ogni utente di memorizzare e richiamare le impostazioni relative alle ricerche più frequenti.
Memorizza le impostazioni delle maschere di ricerca per successivi affinamenti.
Supporta livelli differenziati d’accesso (amministratore, addetto ed operatore, con possibilità di definire per ognuno differenti livelli di accesso ai documenti).
È dotata di strumenti per la gestione delle tabelle e del titolario.
Consente di effettuare stampe del registro con periodicità definita dall’utente.
Supporta la gestione di più contatori (per chiusura anno e/o recupero dell’archivio storico).
Fornisce strumenti per la stampa delle tabelle di sistema.
Consente di effettuare la distribuzione dei documenti agli utenti (in tal caso gli utenti possono effettuare ricerche e visualizzazioni solamente nell'ambito dei documenti a loro destinati) sia contestualmente alla protocollazione sia successivamente.
Consente di effettuare l’assegnazione dei documenti agli utenti (attribuzione della responsabilità di un documento) sia contestualmente alla protocollazione sia successivamente.
Consente di gestire l'organigramma dell'Ente per inibire assegnazioni non corrette.
È dotata di strumenti per la presa in carico da parte di ogni utente dei documenti assegnatigli.
È dotata di strumenti per l’invio automatico di notifiche di ricezione (“ricevuta di ritorno” dell’avvenuta presa in carico di un documento assegnato ad un utente).
È dotata di strumenti per la riassegnazione di un documento ad un altro utente.
Consente all’assegnante di aggiungere delle note di assegnazione per eventuali comunicazioni all’assegnatario.
Consente di visualizzare l’iter completo effettuato da ogni documento protocollato.
Consente ad ogni utente di definire la frequenza di controllo automatico di nuove assegnazioni.
Consente di consultare l’elenco dei documenti assegnati ad/da un utente.
Consente di limitare la visualizzazione da parte degli utenti dei documenti protocollati.
Consente la gestione di pratiche personali costituite da documenti protocollati e/o da file di qualunque altro tipo.
Consente di definire, per le singole pratiche, attributi su cui effettuare filtri di ricerca (data creazione, data scadenza, descrizione, stato, etc.).
Consente di trasferire (copiare) una pratica da un utente all’altro.
Consente ricerche singole o multiple.
È dotata di una guida in linea completa funzionante secondo gli standard di Windows e di una documentazione cartacea esaustiva.
Consente la sovrapposizione all'immagine del documento protocollato originale, senza che questa venga in alcun modo alterata o modificata, di annotazioni, sottolineature, evidenziazioni, senza alcun limite predefinito nel loro numero e nella loro posizione.
Consente di trasferire un documento protocollato, o una porzione di esso, dall'applicazione verso Microsoft Word, Microsoft Excel o prodotti analoghi, con il semplice uso delle funzioni "copia" e "incolla" di Windows.
Consente l'invio dei documenti protocollati tramite posta elettronica.
Consente l'invio dei documenti protocollati tramite fax server.
Consente la visualizzazione contemporanea di più documenti protocollati o di più pagine dello stesso documento protocollato.
Consente di effettuare zoom rotazioni e ridimensionamento automatico dei documenti visualizzati.
