- Gennaio 2005
Protocollo
Informatico - nuove funzionalità per la distribuzione dei documenti agli utenti
del protocollo informatico «Protocollo»
Da questo mese «Protocollo», la soluzione software per la gestione del Protocollo Informatico degli Enti Pubblici, si arricchisce di una nuova funzionalità, denominata "distribuzione", che consente di far accedere un utente (in ricerca e in visualizzazione) solo ai documenti protocollati di sua pertinenza.
Fino ad oggi gli utenti abilitati all'utilizzo del programma accedevano all'intero archivio del protocollo informatico. Ora, invece, è possibile far accedere un utente solo ai documenti di sua competenza.
Tale funzionalità non modifica, ma si aggiunge, alla modalità di funzionamento "tradizionale". È possibile, quindi, far convivere utenti con l'opzione di distribuzione e utenti che accedono all'intero archivio protocollo.
L'amministratore di sistema può impostare per ogni utente l'opzione di distribuzione, che permette al programma di filtrare opportunamente i documenti facendolo accedere solamente ai documenti di sua competenza.
In fase di protocollazione di un documento è possibile specificare in modo semplice e veloce (anche tramite liste di distribuzione) quali utenti possano accederci.
Il programma fornisce all'amministratore strumenti per rendere visibili ad un utente documenti protocollati in precedenza, per revocare l'accesso di un utente ad uno o più documenti e per copiare il profilo di distribuzione da un utente all'altro.
È necessario precisare, per evitare possibili fraintendimenti, che la funzionalità di distribuzione nulla ha a che spartire con la funzionalità di assegnazione.