RISOLUZIONE N. 195/E
Roma, 30 luglio 2009
Direzione Centrale Normativa e Contenzioso
OGGETTO: Interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – D.M.
23 gennaio 2004 – conservazione sostitutiva delle fatture analogiche –
convivenza di conservazione sostitutiva e
conservazione tradizionale – processo di acquisizione dell’immagine
Con l'interpello specificato in oggetto, concernente l'interpretazione del DM
23/01/2004, è stato esposto il seguente
QUESITO
La ALFA S.p.A. (d’ora innanzi
istante o ALFA) fa presente di ricevere da un proprio fornitore le fatture in
formato “flusso formato elettronico” e di voler procedere alla conservazione
sostitutiva di tali documenti.
In particolare, il procedimento utilizzato si articola nelle seguenti fasi: 1)
il fornitore invia all’istante una comunicazione con cui la informa che il
“flusso formato elettronico” contenente le fatture del mese è disponibile sul
sito del fornitore; 2) la ALFA provvede a scaricare il file contenente il
predetto flusso; 3) il flusso è caricato su di un programma standard che
consente la lettura dei dati contenuti nella singola fattura e la
visualizzazione e stampa delle fatture; 4) il programma genera, inoltre, un file
con il dettaglio di tutte le scritture contabili che devono essere effettuate
dal programma gestionale; 5) il programma gestionale acquisisce il predetto file
e provvede a protocollare le singole fatture e a contabilizzare le stesse; 6) il
numero di protocollo viene trasmesso dal programma gestionale al programma di
lettura dei dati, che lo associa alla singola fattura, creando una
rappresentazione informatica della fattura in un formato statico, che può essere
quindi stampata ed archiviata.
Sarebbe intenzione dell’istante procedere alla conservazione sostitutiva della
sole fatture in formato “flusso elettronico” ricevute da un unico fornitore;
poiché tali fatture, in quanto carenti della firma elettronica qualificata e del
riferimento temporale, non hanno i requisiti per essere considerate fatture
elettroniche, per la loro conservazione è necessario procedere alla stampa su
supporto cartaceo ed alla successiva acquisizione dell’immagine.
Per assolvere tale ultimo adempimento, è intenzione dell’istante avvalersi del
documento generato in forato statico ed immodificabile dal programma di
visualizzazione delle fatture e non procedere alla scansione del documento
cartaceo.
Sulle immagini così create verrebbero apposte “repentinamente” la firma digitale
e la marca temporale così da completare il processo di conservazione sostitutiva
e poter eliminare i documenti cartacei.
Ciò premesso il contribuente chiede di conoscere se il procedimento di
conservazione sostitutiva delle fatture analogiche descritto possa ritenersi
conforme al dettato del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23
gennaio 2004 concernente le “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di
supporto”.
SOLUZIONE INTERPRETATIVA PROSPETTATA DAL CONTRIBUENTE
L’istante ritiene che sia
possibile avvalersi della conservazione sostitutiva della fatture ricevute da un
unico fornitore.
Ritiene, inoltre, che per l’acquisizione dell’immagine dei documenti che non
posseggano fin dall’origine i requisiti per essere considerati documenti
informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, sia possibile
prescindere dalla scansione del documento cartaceo e, dunque, avvalersi della
rappresentazione di stampa, in formato statico e non modificabile, ottenuta
tramite il programma di visualizzazione dei dati ricevuti nel “flusso formato
elettronico”.
PARERE DELL'AGENZIA DELLE ENTRATE
I quesiti posti dall’istante attengono tutti alla conservazione sostitutiva di
documenti analogici, la cui disciplina è rinvenibile nell’articolo 4 del decreto
del Ministro dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004; in particolare detti
quesiti sono incentrati: a) sulla possibilità di procedere alla conservazione
sostitutiva delle fatture ricevute da un unico fornitore e b) sulla possibilità
di procedere all’acquisizione dell’immagine dei documenti da conservare
attraverso una procedura alternativa alla scansione dei documenti cartacei.
In merito al primo quesito si rappresenta che con la risoluzione del 23 giugno
2008, n. 260/E l’Agenzia delle entrate ha affermato la possibilità di convivenza
piena, ai fini della conservazione, delle fatture elettroniche e di quelle
analogiche; si ritiene, coerentemente, che possano convivere presso lo stesso
contribuente, il sistema di conservazione sostitutiva e quello di conservazione
tradizionale.
E’, dunque, possibile che alcune della fatture ricevute come documenti analogici
siano conservate con i metodi tradizionali ed altre, ricevute da un unico
fornitore, siano dematerializzate e conservate in maniera sostitutiva, seguendo
le regole fissate dal D.M. 23 gennaio 2004.
Qualora il processo di conservazione venga iniziato e portato a compimento in
corso d’anno, con cadenza, dunque, inferiore a quella “almeno annuale” prevista
dall’articolo 3, comma 2, del D.M. 23 gennaio 2004, come pare desumersi
dall’istanza, si sottolinea la necessità che siano istituiti al fine
dell’annotazione degli acquisti, di cui all’articolo 25 del d.P.R. 26 ottobre
1972, n. 633, due distinti registri sezionali o due sotto-sezionali dell’unico
registro, in cui devono essere annotate separatamente le fatture conservate in
formato cartaceo e quelle oggetto di conservazione sostitutiva; è, inoltre,
opportuno “quando ciò sia materialmente possibile e non comprometta le scelte
operative e gestionali ovvero non comporti oneri eccessivi…” (cfr. la
risoluzione n. 260/E del 2008) che per ciascun fornitore siano adottate modalità
omogenee di conservazione e
che, dunque, ogni fornitore figuri in un unico sezionale o sotto-sezionale.
Per ciò che concerne il secondo quesito sopra indicata sub b) si rappresenta che
gli opportuni chiarimenti sono stati resi con la recente risoluzione 15 giugno
2009, n. 158/E.
Con tale documento di prassi l’Agenzia delle entrate ha avuto modo di precisare
che: “… ferma restando la necessità della materializzazione su supporto fisico
dei documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, formati tramite
strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti dei documenti
informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della
relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o
rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita
rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo
del documento”.
Affinché la procedura esposta dall’istanza possa essere considerata conforme
alla normativa vigente è, inoltre, indispensabile che le immagini delle fatture
siano memorizzata su di un supporto di cui sia assicurata la leggibilità nel
tempo, e che sia assicurato l’ordine cronologico, senza soluzioni di continuità.
Peraltro, fin dal momento della memorizzazione dovranno essere garantire le
funzioni di ricerca ed estrazione secondo i criteri indicati dall’articolo 3,
comma 1, lettera d), del D.M. 23 gennaio 2004.
Si ricorda, comunque, che i documenti cartacei dovranno essere conservati, ed a
richiesta degli organi accertatori, esibiti, fino al completamento del processo
di conservazione sostitutiva.
Infine, la correttezza della procedura descritta resta subordinata al rispetto
da parte del fornitore della tempistica di emissione delle fatture, secondo
quanto prescritto dall’articolo 21, comma 4, del d.P.R. n. 633 del 1972.
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Le Direzioni Regionali vigileranno affinché i principi enunciati nella presente
risoluzione vengano applicati con uniformità.